外部委託をうまく活用するポイント



人手が足りないのか?専門家がいないのか?

外部委託をうまく活用するポイント
ホームページ担当者が辞めてしまった、展示会で配布するパンフレットを作るのが間に合わない、ルーチンワークで毎日数時間だけやらないといけない・・・。外部委託を頼みたくなる要因はさまざま。

 

委託先を探すまえに、注意しないといけないことは、社内でできることだけど作業量が多すぎて期限に間に合わないのか、そもそも社内ではスキル不足で、専門家に依頼しないといけないのかを区別することです。

 

人手不足というのであれば、どんな作業かは分かっているので人数と期限がはっきりすれば、委託先を探すことができます。しかし、専門家が必要な場合は、どのようなスキルが必要になるのか分からないので、そこを見極めてくれる外部業者、場合によっては、さまざまな業務に対応できる委託先、アドバイスやコンサルティングまで含めて対応してくれるところを探す必要があります。

 

外部委託する前に、人手不足なのか、スキル不足なのかを判断しておくと失敗することがありません。

 

オフィスエムでは、業務委託の際、実際にどのような内容なのかをトライアルし、業務を細分化してステップごとの単価を決めたり、マニュアル化したりすることも可能です。もちろん、マニュアル化するという調査業務だけでも依頼可能です。『人に依存する作業』ではなく、『誰でも同じ成果が出せる作業』にすること、同一業務同一賃金を実現することが重要です。この流れは、欧米では日本よりも一歩も二歩も進んでいることであり、これからは日本でも業務単価やマニュアル化がますます求められるようになるでしょう。

 

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人材派遣やアルバイト採用でのメリット・デメリット

 

社内の人材不足をカバーするのに、人材派遣を利用するのも一つです。しかし、人材派遣がベストかというと、メリットもあれば、デメリットも。それを分かって利用することが必要です。

 

メリットとして大きいのは、目の前で作業をしてくれるので、作業状況が把握しやすいことです。進捗状況が分かりやすいですし、何に戸惑っているのかもすぐに見えてきます。さらに、業務内容によっては、社外ではできないものもあります。他のスタッフと綿密に連絡が必要、専用の装置などが必要、在庫管理やピッキングなどその場にいないとできない作業、機密が関わる業務などには向いています。

 

オフィスエムでは、外注であってもお客様に安心していただくために、情報管理には最新の注意を払うだけでなく、外部にデータを渡すことに抵抗のあるお客様には、シンクライアント環境をご用意します。お客様のサーバからデータを持ち出すことなく、作業ができ、履歴も残りますので、安心して弊社に作業を委託することが可能です。

 

デメリットは、作業量が大きく変動するような場合は、派遣社員の調整が難しくなります。作業量が少ないから午前中で帰ってもらうというわけにもいかないですし、作業量が多いからといって残業を簡単に頼むこともできません。また、派遣法上、契約内容の作業しかできないので、他の業務を頼むことも難しいです。また、派遣社員は短期間で入れ替わることもあり、そうなるとゼロからまた教えることになります。

 

特に派遣社員に関しては、雇用問題として社会全体では減少させる方向に向かっており、正社員として雇用することを義務化するような方向へ向かっています(3年以上同じ職場に派遣することを禁じ正社員として雇用するという派遣法改定が進められましたが、2014年11月の衆議院解散にともない廃案となりました。ただ、この動きは止まらないでしょう)。いつまでも派遣社員に頼り続けるのは難しくなっています

 

このようなメリット・デメリットを理解した上で、派遣を利用することを検討してください。

 

 

専門委託業者のメリット・デメリット

 

カタログ制作やホームページ更新のように業務上必要であっても、社内にスキルを持つ必要がないといった場合は、その分野の専門委託業者に依頼します。

 

専門委託業者(業務代行)に依頼する場合にも、メリット・デメリットがあります

 

メリットは、スキルをもった業者が作業するので、高いクオリティの結果が得られることになります。ホームページ制作、パンフレット作成などは、パソコンとツールがあれば誰でも作ることはできます。印刷にしても、最近のプリンターは高性能です。しかし、道具がそろっていても、プロと同じものは作れません。中小企業で、パソコンに詳しい社員がいるからといって、ホームページを任せても、見栄えがいいものができないのは、そこにあります。プロに頼むことで、クオリティの高いものを手に入れることができます。

 

しかし、専門家に依頼するからこそのデメリットもあります。委託先のレベルがよく分からないことがあります。例えば、ホームページ制作会社といっても、デザインが得意なところ、コピーライティングや文章が得意なところ、決済システムやデータベースなどプログラムが得意なところなど、さまざま。マーケティングから運用までトータルで行っている会社もあれば、ひな形を用意していて、それにテキストや画像をはめ込むだけというところもあります。さらに、これらは会社の規模には関係ないので、区別するのはとても難しいのです。

 

見積りをとり、信頼できる業者、どこまで対応してくれるのかを見極めて、依頼することが大切です。

 

 

クラウドソーシング(在宅、SOHO)のメリット・デメリット

 

最近注目を浴びている在宅ワーカーやSOHOを利用することも増えています。クラウドソーシングと呼ばれています。このクラウドソーシングは、クラウド(crowd)=群衆とソーシング(sourcing)=委託を組み合わせた言葉で、多くの人たちに業務委託するという意味になっています。インターネットが広まった現代だからこそ登場したアウトソーシングです。クラウドソーシングのメリット・デメリットをみておきましょう。

 

メリットは、個人事業主や数人の会社に仕事を依頼するので動きが早く、小規模の仕事なら結果が早く得られることにあります。大手や中堅企業と比べると、営業間接費など、さまざまな経費が少ないので、比較的安価に依頼することができることが多いようです。

 

しかし、デメリットとしては、担当者が病気や怪我をしたといった場合には何も進まなくなる可能性があります。最悪の場合は、連絡すらとれなくなります。また、コストを下げるために複数の人に頼んでいると、個々に説明が必要で管理が煩雑になってきます。さらに、クオリティがピンキリなので、びっくりするほどレベルの高い人もいれば、社会人経験がほとんどないとい在宅ワーカーで手とり足とり教えないと何もできないということもあります。

 

オフィスエムでは、作業のクオリティが気になるお客様には、無料でトライアルすることも可能です。弊社に属する複数の在宅ワーカーで作業する場合でも、品質管理は、弊社が責任を持って行います。なお、お客さまの求めるクオリティ、作業量や納期、費用については、個別の御相談となります。

 

依頼する前に、どうやって品質を見極めるか、信頼性を判断するのかが難しいのがクラウドソーシングです。

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クオリティと費用の関係

 

外部委託をする場合に悩むのが費用とクオリティの関係でしょう。費用が高ければ、クオリティが高いのは分かりますが、求めているクオリティと金額が釣り合うのかどうかがなかなか分かりにくいことです。

 

ホームページ製作費など、その最たるものです。ホームページのリニューアルで見積りをとると、数十万から数百万まで、桁が違う見積書が出てきます。場合によっては、数万円という破格のものまであります。

 

ハンバーガーが、100円のファストフードから、2千円近い専門店まであるように、ホームページ制作もテンプレートにハメこむだけのファストフードから、写真撮影やイラストもすべてオリジナルで行う専門家集団までの違いがあるのです。

 

自社がどのようなレベルで依頼すべきなのか、予算をどの辺にみておけばいいのか分からないのであれば、そういう相談ができる業者コンサルティングできる業者を検討するのも解決策の一つです。

 

オフィスエムでは、クラウドソーシングでの募集を代行することも行っています。お客様の方で、大量にクラウドソーシングでスタッフを補充したいが採用のノウハウがない、そもそも、どのようなスキルの人が必要なのかよく分からないといった場合に、お手伝いさせていただいています。在宅ワーカーを活用する業務を長くやってきた弊社だからこそ、積み上げてきたノウハウがあります。

オフィスエムの実績集、進呈中!

 

機密保持と外部委託

 

情報漏えいなどが社会問題になっている今日では、機密保持をどのように実現するかは大きな課題です。派遣社員にしろ、外部業者にしろ、クラウドソーシングにしろ、どのように機密保持を行うのかは、よく検討する必要があります。

 

派遣

社内で作業するので管理しやすい。しかし、より機密性の高い情報に接するので、人選が難しい

外注業者

基本的には機密保持契約での対応。社員教育などしっかり対応している専門業者も多い。ただし、その企業が買収されたり、売却されたりすると、データがどのように扱われるか不明

クラウドソーシング

基本的には機密保持契約での対応。在宅ワーカーのスキルに差が大きいので、しっかり対応しているワーカーもいれば、契約内容を理解できない人もいる。

 

発注する前に、渡したデータをどのように扱うのか、特に、終了時の扱いを明確にしておくことが重要です。

 

オフィスエムでは、外部にデータを持ち出すことが気がかりなお客様には、シンクライアントのご利用をおすすめしています。お客様側にサーバを設置し、弊社のスタッフはシンクライアントでアクセスして作業するので、外部にデータが残ることはありません。設置費用等については、御相談ください

 

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